Belum lama saya berkarir dalam dunia profesional. Saat pertama kali menjadi pegawai suatu korporat saya dapat beberapa culture shock, salah satunya adalah tentang meeting.
Awal-awal saya ikut meeting tentu saya sangat antusias, akhirnya saya bisa juga ikutan merasakan meeting membicarakan hal-hal penting bagi suatu perusahaan. Tapi, setelah beberapa kali mengikuti meeting, saya merasakan nyatanya tidak semua meeting itu diperlukan, dan malah terkesan buang-buang waktu.
Setelah dipikir-pikir, ini adalah beberapa alasan mengapa meeting yang seharusnya menjadi agenda penting, malah menjadi hal yang dirasa kurang penting, dan terasa buang-buang waktu.
Tidak cermat ngundang orang
Salah satu efek negatif dari meeting daring adalah, orang jadi mudah untuk mengajak orang lain meeting. Padahal mungkin saja orang yang diajak meeting tersebut sudah berencana untuk mengerjakan hal penting lainnya, jadinya pekerjaannya tertunda lantaran hanya untuk meeting.
Ya, walaupun terkadang peserta meeting-nya juga tidak menyimak, alias hanya numpang nampang, dan hanya berbicara jika ditanya. Tapi tetap saja mengganggu konsentrasi.
Saya jadi ingat, dahulu pernah cuma jadi patung beberapa jam ketika meeting, sebab saya benar-benar tidak tahu akan materi yang orang-orang dibahas. Lha, gimana saya bisa tahu, orang itu bukan termasuk tugas yang biasa saya kerjakan. Tapi, ketika itu saya tetap berpikir positif saja bahwa saya sedang belajar sesuatu.
Materi meetingnya terlalu melebar, tidak spesifik
Pada hakikatnya, meeting adalah pembahasan, dan diskusi tentang hal spesifik yang berkaitan terkait pekerjaan yang berhubungan dengan tim. Jadi, jika terlalu banyak yang dibahas malah tidak fokus terhadap suatu isu.
Terkadang, di undangan meeting sudah jelas akan materi yang akan disampaikan, eh tapi ada saja orang yang membahas persoalan di luar materi meeting tersebut, celakanya bukannya dihentikan, malah ditanggapi dengan partisipan lainnya. Nah, kalau sudah seperti ini jaminan kalau durasi meeting-nya bakal lama.
Materi meeting yang terlalu melebar juga malah akan membuat banyak orang jadi terlibat dalam meeting tersebut. Tentu ini juga masih berkaitan dengan poin sebelumnya.
Kalau cuma ngulang baca slide powerpoint, mending materinya kirim aja vía email
Seringkali orang yang ngajak meeting hanya membaca ulang slide powerpoint yang sebelumnya telah dibuat. Padahal kalau hanya membaca saja semua orang juga bisa. Terus untuk apa lagi meeting.
Lantaran hanya dibaca ulang, kenapa materi meeting-nya tidak dikirim dahulu via email, setelah itu pegawai yang mendapatkan materi meeting tersebut diharapkan memberi masukan, dan barulah meeting dilakukan.
Dari sini semua peserta meeting bisa menguasai topik, jadinya tidak ada yang namanya mikir dadakan, sebab semua topik yang akan dibahas dalam meeting sudah dipersiapkan oleh para peserta meeting.
Ga punya keberanian untuk nolak
Nah, kalau ini sih masalah dari banyak orang termasuk saya sendiri. Sudah tahu kalau sedang ada urusan penting yang harus dikerjakan, eh malah ikutan meeting yang nggak penting-penting banget.
Masa iya udah diundang meeting terus ga datang. Terus juga kalau ga datang mau jawab apa, masa iya bilang meeting-nya tidak penting. Yang ada nanti malah dimusuhi satu kantor.
Terus gimana biar meeting jadi efektif, dan bisa meningkatkan produktivitas?
Pada sebuah wawancara, Jeff Bezos, pendiri Amazon pernah bercerita bagaimana caranya melakukan meeting di Amazon. Dimulai dari partisipan meetingnya tidak begitu banyak, Jeff Bezos menyebutnya dengan two pizzas team rule. Ketika meeting, jua tidak menggunakan powerpoint.
Jadi, sebelum meeting orang yang mengajak meeting, akan memberikan para partisipan memo sebanyak 6 lembar. Memo tersebut berisikan dengan berbagai detail, kata per kata, dan kalimat per kalimat, bukan hanya menjabarkan poin-poinnya saja. Lantas setiap partisipan akan membaca memo tersebut dalam keadaan serius sekitar 30 menit. Setelah itu barulah diskusi dimulai.
Alasan ini dinilai oleh Jeff Bezos, sebab dengan membaca memo yang lengkap itu memudahkan para partisipan dalam menerima materi meeting yang ada. Sedangkan dengan menggunakan power point, itu sebenarnya hanya memudahkan orang yang presentasi, bukan partisipan meeting.
Selain itu, dengan membaca materi terlebih dahulu maka diharapkan tidak ada orang yang tiba-tiba memotong pembicaraan orang lain, untuk bertanya hal-hal ga penting, sebab pertanyaan tersebut diharapkan telah terjawab dalam memo yang dibaca sebelumnya.
Saya paham, meeting ala Jeff Bezos ini tidak mungkin diterapkan secara gamblang di berbagai tempat. Tapi, jika dicerna dengan seksama, bahwa meeting yang efektif itu terjadi karena jumlah partisipan meeting yang cukup, materi meeting yang dikuasai oleh setiap partisipan, dan tidak ada waktu terbuang karena seseorang cari perhatian dengan banyak nanya hal-hal yang ga perlu.
Dengan begini maka diharapkan suasan meeting akan menjadi kondusif, dan diskusi yang ada pun akan menghasilkan konklusi yang diperlukan. Juga akan lebih menghemat waktu, sebab time is money.
